» Как правильно заполнять

Правильно заполнять журнал операциониста

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста (форма КМ-4)

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, определяющие в том числе и порядок ведения записей в журнале, были утверждены еще 30 августа 1993 года. Форма КМ-4 журнала кассира-операциониста была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций 25 декабря 1998 года. За это время произошли изменения в парке контрольно-кассовой техники. Изменился внешний вид Z-отчета. Появилось много вопросов по ведению журнала кассира-операциониста. В этом разделе более подробно освещены основные правила ведения журнала кассира-операциониста.

Журнал кассира-операциониста – это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. На каждый кассовый аппарат заводится свой журнал. Ведение журнала кассира опреациониста требует отвественности и аккуратности. Журнал кассира–операциониста должен быть прошнурован, пронумерован. Журнал после скрепления его подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.

В журнале кассира-операциониста содержатся следующие графы:

В графе №1 – указывается текущая дата.

В графе №2 – номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 – фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.

В графе №4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины номер сменного гашения , а также счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули , они обозначают все тот же номер Z -отчета.

В графе №5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.

В графе №6 – показания счетчика ККМ Необнуляемый нарастающий итог на начало смены, которые указываются в Z-отчете.
Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Внимание!

Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика Необнуляемый нарастающий итог (например, Меркурий -130К). В этом случае необходимо подсчитывать его самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 соответственно – подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 – показания счетчика ККМ Необнуляемый нарастающий итог на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: главный суммирующий денежный счетчик , нарастающий итог , итого , итоговый счетчик , гросс-итог (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).

В графе №10 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: итоговая сумма , итог , сменный итог . Определяется как разность между графами №9 и №6.

Внимание!

Если контрольно-кассовая машина не указывает в Z-отчете показания счетчика Необнуляемый нарастающий итог , то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика Необнуляемый нарастающий итог на конец смены и занести их в графу №9. Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако если вы принимаете безналичные платежи, осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а также в некоторых иных ситуациях вам потребуется использовать графы №11 и №15.

В графе №11 – сумма наличных денежных средств (выручка).

В графах №12 и №13 соответственно – количество платежных документов (банковских чеков и т.п. если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.

В графе №14 – указывается общая сумма выручки (№11 + №13).

В графе №15 – отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание!

Возвращать деньги из дневной выручки данной ККМ можно только по чекам, пробитым в текущую смену. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) . В остальных случаях возврат осуществляется по заявлению через бухгалтерию (кассу) предприятия.

В графах №16, №17 и №18 – подписи соответствующих должностных лиц.
Ведение журнала кассира-операциониста возлагается на должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Как правило это кассир-операционист, именно он и должен ежедневно расписываться в нем. Согласно утвержденного Центральным Банком России Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993 (п. 33) с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Замена журнала кассира-операциониста.

Для замены журнала требуются документы:
- заявление в произвольной форме;
- старый журнал кассира-операциониста;
- новый журнал кассира-операциониста;
- ККТ (если журнал кассира-операциониста утерян);
- доверенность (для физических лиц – нотариально заверенная);
- последний Z-отчёт.

Полезные ссылки:

ИФНС России №5

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста по форме КМ-4.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста ф.КМ-4 определен Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (далее – Постановление).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденным вышеуказанным Постановлением, все записи в журнале кассира-операциониста ф.КМ-4 ведутся кассиром ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора, главного (старшего) бухгалтера.

В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.

После снятия с контрольно-кассовой техники Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).

В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 Оплачено по документам соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателям чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочным пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (ф.№ КМ-3), который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число.

В графе 11 (графа 10 – графа 13 – графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.

Журнал кассира-операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежемесячной выручке по каждой эксплуатируемой ККТ.

Календарь

Информация

Информация

Контакты

Учебные материалы по работе с ККТ

Ведение журнала кассира-операциониста

Форма КМ-4

При работе на кассовых аппаратах и фискальных регистраторах по завершении смены необходимо снимать Z-отчет. Эти отчеты необходимо сохранять, а показания с них, помимо всего прочего, записывать в унифицированную форму КМ-4, утвержденную постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г. Форма КМ-4 — одна из основных форм документов первичной отчетности. Она применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) каждой контрольно-кассовой машины организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Для тех, кто имеет дело с контрольно-кассовой машиной (ККМ) . более привычно другое название этой формы — «Журнал кассира-операциониста», о котором мы и расскажем в этой статье.

Как уже было сказано, журнал кассира-операциониста — это унифицированная форма: ее графы и их расположение строго определены. Как правило, для использования выбирают журналы, напечатанные типографским способом. Тем не менее, при желании можно изготовить КМ-4 и самостоятельно. Купить журнал можно практически в любом магазине, который продает печатную продукцию бухгалтерской (и не только) направленности.

Как правильно шнуровать и нумеровать журнал кассира

Следует обратить внимание на то, что перед началом использования журнала каждый его лист необходимо пронумеровать, а весь журнал прошнуровать и в конце журнала сделать запись «Прошнуровано, пронумеровано ___ листов».

Затем нужно поставить печать и подпись руководителя и главного бухгалтера организации. После этого журнал заверяется в налоговой инспекции. Хранить журнал желательно неподалеку от кассового аппарата, чтобы при проверках можно было оперативно его предоставить.

Заполнение журнала кассира-операциониста

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

Все записи в журнале делаются кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Исправления в журнале недопустимы. Если была сделана ошибка, то зачеркивается вся строка целиком и ниже записываются правильные значения. Все операции подобного рода должны согласовываться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое такое действие желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.

Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты: сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста. При этом вид таких отчетов может варьироваться в зависимости от модели кассовых аппаратов.

Теперь давайте подробно рассмотрим графы журнала и узнаем, что в них необходимо записывать.

Источники: http://servis-kkm.ru/vedenie-zhurnala-operacionista.html, http://kargopolland.ru/ifns5/porjadok_zap_km_4, http://www.vestor-ru.ru/article/uchebnye-materialy-po-rabote-s-kkt/999999/80.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением